Ein Buchungssystem für mehrere Standorte führt alle Ihre Bowlingcenter in einem System: Preise, Gutscheine, Kundendaten und Auswertungen pflegen Sie zentral, Bahnen, Öffnungszeiten und Personal steuert jedes Center vor Ort. So arbeiten alle Standorte nach denselben Regeln, und trotzdem behält jeder Centerleiter die Kontrolle über seine eigene Kapazität.
Warum getrennte Systeme bei mehreren Centern bremsen
Viele Betreiber kommen Schritt für Schritt zu einem zweiten oder dritten Center. Oft bringt jedes Center sein eigenes System mit, oder das bewährte System des ersten Centers wird einfach kopiert. Das funktioniert eine Zeit lang, kostet aber im Alltag Kraft:
- Doppelte Pflege. Eine Preisänderung oder ein neues Firmenpaket muss in jedem System einzeln eingetragen werden, und früher oder später stimmen die Angaben nicht mehr überein.
- Gutscheine, die nur an einem Ort gelten. Ein Gast, der im einen Center einen Gutschein gekauft hat, wird im anderen abgewiesen.
- Kein Gesamtbild. Wer wissen will, wie alle Center im letzten Monat liefen, trägt Zahlen aus mehreren Programmen in einer Tabelle zusammen.
- Gäste ohne Überblick. Wer auf der Website kein freies Zeitfenster findet, erfährt nicht, dass das Nachbarcenter am selben Abend noch Bahnen frei hat.
Was Sie zentral regeln sollten
Zentral gehört alles, was für alle Center gleich sein soll oder was Sie standortübergreifend vergleichen wollen.
Preise und Pakete
Legen Sie Ihre Preise, Pakete für Kindergeburtstage oder Firmenfeiern und Ihre Zusatzangebote einmal an. Wo ein Center abweichen soll, etwa wegen anderer Ausstattung, erlauben Sie eine Abweichung je Standort, statt ein eigenes Paket zu pflegen. Wie Sie Preise nach Tageszeit und Saison staffeln, lesen Sie im Artikel Dynamische und saisonale Preisgestaltung für Bowlingbahnen.
Gutscheine
Gutscheine, die in allen Centern gelten, sind für Ihre Gäste ein echter Vorteil. Voraussetzung ist, dass alle Standorte auf denselben Gutscheinbestand zugreifen. Klären Sie intern, wie der Umsatz verrechnet wird, wenn ein Gutschein in Center A verkauft und in Center B eingelöst wird.
Kundendaten
Ein Gast, der in mehreren Centern bowlt, sollte nicht mehrfach angelegt werden. Ein gemeinsamer Kundenstamm macht Buchungsverläufe und Newsletter einfacher. Welche Regeln für gemeinsam genutzte Kundendaten gelten, klären Sie mit Ihrer Beratung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Auswertungen und Benutzerrechte
Auswertungen und Rollen gehören ebenfalls in die Zentrale. Wie beides aussehen kann, beschreiben die Abschnitte weiter unten.
Was jeder Standort vor Ort steuert
Lokal bleibt alles, was vom Gebäude, vom Team und vom Umfeld des Centers abhängt:
- Bahnen. Jedes Center hat eine eigene Zahl an Bahnen, eigene Bereiche und eigene Sperrzeiten für Wartung.
- Öffnungszeiten. Feiertage, Schulferien und lokale Gewohnheiten unterscheiden sich je nach Ort.
- Personal. Wer an welchem Abend arbeitet, plant der Centerleiter nach der Buchungslage seines Centers. Wie das geht, lesen Sie im Artikel Personalplanung im Bowlingcenter.
- Lokale Events. Ein Ligaabend, eine Party zur Kirmes oder ein Turnier betrifft nur einen Standort und blockiert dort die Bahnen.
Eine Buchungsseite oder eine je Standort?
Für die Online-Buchung gibt es zwei übliche Wege:
- Eine gemeinsame Buchungsseite mit Standortwahl. Der Gast wählt zuerst das Center, dann Datum und Bahn. Das passt, wenn Ihre Center unter einer Marke auftreten und Gäste zwischen ihnen wählen, etwa in derselben Stadt oder Region.
- Eine eigene Buchungsseite je Standort. Jedes Center hat seine eigene Seite, die aus demselben System gespeist wird. Das passt, wenn Ihre Center weit auseinander liegen oder unter eigenen Namen bekannt sind.
In beiden Fällen sollte die Verfügbarkeit aus demselben System kommen. Dann sieht der Gast immer die echten freien Bahnen des gewählten Centers, und ein Gutschein funktioniert auf jeder der Seiten.
Standorte in Auswertungen vergleichen
Eine zentrale Auswertung zeigt Ihnen, was ein einzelnes Center allein nicht zeigen kann. Vergleichen Sie die Standorte zum Beispiel nach:
- Auslastung der Bahnen nach Wochentag und Uhrzeit,
- Umsatz mit Bahnen, Paketen, Speisen und Getränken,
- Anteil der Online-Buchungen im Verhältnis zu telefonischen Reservierungen,
- Absagen und No-Shows,
- verkauften und eingelösten Gutscheinen je Center.
Achten Sie beim Vergleich auf faire Maßstäbe. Ein Center mit wenigen Bahnen erreicht eine andere Auslastung als ein großes Center an einem stark besuchten Ort. Wenn ein Standort bei einer Kennzahl auffällt, fragen Sie zuerst das Team vor Ort, bevor Sie Schlüsse ziehen. Oft steckt eine lokale Erklärung dahinter, etwa eine Baustelle vor der Tür oder ein neues Freizeitangebot in der Nähe.
Rollen und Rechte für Centerleiter
Mit Rollen legen Sie fest, wer im Buchungssystem was sehen und ändern darf. Eine einfache Aufteilung für mehrere Standorte sieht so aus:
- Geschäftsführung. Sieht alle Center, ändert Preise, Pakete und Gutscheine und hat Zugriff auf alle Auswertungen.
- Centerleitung. Verwaltet Bahnen, Öffnungszeiten, Sperrzeiten und lokale Events für das eigene Center und sieht dessen Auswertungen.
- Mitarbeiter an der Theke. Nimmt Buchungen an, ändert sie und checkt Gäste ein, nur für das eigene Center.
Vergeben Sie Rechte so knapp wie möglich und so weit wie nötig. Wer ein Center vertretungsweise mitbetreut, bekommt dafür eine zusätzliche Berechtigung, statt Zugriff auf alles.
In fünf Schritten mehrere Center auf ein System bringen
1. Bestandsaufnahme machen
Listen Sie für jedes Center auf, welche Bahnen, Preise, Pakete, Gutscheine und Kundendaten es gibt und in welchem System sie heute liegen. So sehen Sie, wo die Center schon gleich arbeiten und wo nicht.
2. Zentrale und lokale Regeln festlegen
Entscheiden Sie anhand der Liste oben, was künftig zentral und was lokal geregelt wird. Vereinheitlichen Sie Paketnamen und Preise, bevor Sie sie in das neue System übernehmen.
3. Mit einem Pilotcenter starten
Stellen Sie zuerst ein Center um, am besten eines mit einem erfahrenen Team. Dort finden Sie heraus, was in den Einstellungen noch fehlt, bevor alle anderen folgen.
4. Offene Buchungen und Gutscheine übernehmen
Bereits gebuchte Termine und noch nicht eingelöste Gutscheine müssen im neuen System gültig sein. Planen Sie die Übernahme für eine ruhige Woche und prüfen Sie danach stichprobenartig, ob alles angekommen ist.
5. Die übrigen Center nacheinander umstellen
Stellen Sie die weiteren Center einzeln um, nicht alle am selben Tag. Schulen Sie jedes Team vor dem Wechsel, und legen Sie fest, wer in der ersten Woche bei Fragen hilft.
Fazit: Zentral planen, lokal steuern
Ein Buchungssystem für mehrere Standorte nimmt Ihnen doppelte Pflege ab und zeigt Ihnen alle Center auf einen Blick. Den größten Nutzen hat es, wenn klar ist, was die Zentrale regelt und was das Team vor Ort entscheidet.
Welche Funktionen ein Buchungssystem für Bowlingcenter insgesamt mitbringen sollte, lesen Sie auf der Seite Buchungssystem für Bowlingcenter. Wie mehrere Standorte in einem System zusammenlaufen können, zeigt zum Beispiel Flexybox.
