Eine automatische Terminerinnerung sorgt dafür, dass Gäste ihre Reservierung nicht vergessen und rechtzeitig absagen, wenn sie doch nicht kommen können. Entscheidend sind drei Dinge: der richtige Zeitpunkt, der passende Kanal und ein Link, über den Gäste mit einem Klick absagen oder umbuchen. So wird aus einem stillen No-Show eine rechtzeitige Absage, und Sie können die Zeit neu vergeben.
Warum eine automatische Terminerinnerung Ausfälle verhindert
Viele Reservierungen entstehen Wochen vor dem Termin: der Firmenabend im Bowlingcenter, die Geburtstagsfeier im Escape Room, das Teamevent in der Lasertag-Arena. Bis zum Tag selbst ist die Buchung bei vielen Gästen aus dem Kopf. Andere wissen längst, dass sie nicht kommen können, und schieben die Absage vor sich her, weil sie dafür anrufen müssten.
Eine Erinnerung per Telefon hilft, kostet Ihr Team aber Zeit, und genau an vollen Tagen fehlt diese Zeit. Eine automatische Erinnerung läuft dagegen bei jeder Buchung mit, ohne dass jemand daran denken muss.
Wichtig ist der richtige Blick auf die Wirkung: Eine Erinnerung verhindert nicht jede Absage. Sie sorgt dafür, dass Gäste früher absagen, solange Sie die Zeit noch an andere Gäste vergeben können. Welche weiteren Maßnahmen gegen Ausfälle helfen, etwa Anzahlungen und klare Stornobedingungen, lesen Sie im Artikel So reduzieren Sie No-Shows in Ihrem Bowlingcenter.
Der richtige Zeitpunkt für die Erinnerung
Der wichtigste Bezugspunkt ist Ihre Stornofrist. Schicken Sie die Erinnerung, bevor die kostenlose Absage endet. Kommt sie erst danach, kostet eine Absage den Gast Geld, und manche bleiben dann lieber einfach weg. Kommt sie davor, hat der Gast einen guten Grund, sich jetzt zu entscheiden.
Zugleich darf die Erinnerung nicht zu früh kommen. Eine Nachricht drei Wochen vor dem Termin ist am Tag selbst wieder vergessen. Für die meisten Buchungen passt deshalb eine Erinnerung kurz vor Ablauf der Stornofrist, häufig am Vortag oder etwas früher.
Zwei Erinnerungen für Gruppen und Feiern
Bei großen Gruppen, Kindergeburtstagen und Firmenfeiern lohnt sich eine zweite, frühere Erinnerung. Darin können Sie gleich nach der endgültigen Personenzahl und den Wünschen für Essen und Getränke fragen. So planen Sie Bahnen, Räume und Küche mit verlässlichen Zahlen, und die Gruppe sieht noch einmal alle Details.
Kurzfristige Buchungen
Wer am selben Tag bucht, braucht meist keine Erinnerung. Hier reicht eine klare Buchungsbestätigung direkt nach der Buchung.
Terminerinnerung per E-Mail oder SMS?
Beide Kanäle haben ihre Stärken, und viele Betreiber kombinieren sie.
- E-Mail. Eine Reservierungserinnerung per E-Mail bietet Platz für alle Details: Anfahrt, Parken, gebuchte Extras, Stornobedingungen. Sie kostet nichts extra, kann aber im Spam-Ordner landen oder zwischen anderen Mails untergehen.
- SMS. Eine Terminerinnerung per SMS ist kurz und fällt auf dem Handy eher auf. Sie kostet pro Nachricht, und Sie brauchen bei der Buchung die Handynummer des Gastes.
Eine praktische Kombination: eine ausführliche Erinnerungs-E-Mail und, für Gruppen oder besonders gefragte Zeiten, eine kurze SMS mit dem Termin und dem Link zum Absagen.
Was in eine gute Buchungserinnerung gehört
Eine Erinnerung soll dem Gast in wenigen Sekunden alles sagen, was er für seinen Besuch braucht. Diese Angaben gehören hinein:
- Ihr Name als Absender. Gäste müssen auf den ersten Blick erkennen, von wem die Nachricht kommt.
- Datum, Uhrzeit und Dauer. Dazu die gebuchte Aktivität, zum Beispiel zwei Bahnen oder ein bestimmter Raum.
- Personenzahl und gebuchte Extras. So fällt dem Gast auf, wenn sich etwas geändert hat.
- Anfahrt und Ankunft. Adresse, Parkmöglichkeiten und wann die Gäste vor Ort sein sollten, etwa für Schuhe oder die Einweisung.
- Ein Link zum Absagen und Umbuchen. Dazu kurz Ihre Stornobedingungen.
- Eine Kontaktmöglichkeit für Fragen, die sich nicht online klären lassen.
Absagen muss so einfach sein wie Buchen
Der Link zum Absagen ist der wichtigste Teil der Erinnerung. Wenn Gäste dafür anrufen müssen und niemanden erreichen, kommen sie im Zweifel einfach nicht. Mit einem Klick dagegen sagen die meisten lieber ab, als Sie warten zu lassen. Ein gutes Buchungssystem gibt die Zeit danach sofort wieder frei, und sie ist online wieder buchbar.
Typische Fehler bei Buchungserinnerungen
- Die Erinnerung kommt nach der Stornofrist. Dann lohnt sich die Absage für den Gast nicht mehr.
- Keine Möglichkeit zum Absagen. Eine Telefonnummer allein reicht nicht, gerade am Abend.
- Werbung in der Erinnerung. Angebote und Newsletter lenken vom Termin ab und machen aus einer Service-Nachricht Werbung.
- Zu viele Nachrichten. Drei Erinnerungen für eine einfache Bahnbuchung wirken aufdringlich.
- Ein allgemeiner Text. „Wir freuen uns auf Ihren Besuch“ ohne Datum und Uhrzeit hilft niemandem.
So richten Sie die automatische Terminerinnerung ein
- Prüfen Sie Ihr Buchungssystem. Kann es Erinnerungen automatisch verschicken, per E-Mail, per SMS oder beides, und mit einem Link zum Absagen?
- Legen Sie die Zeitpunkte fest. Abgestimmt auf Ihre Stornofrist, und für Gruppen gern eine Erinnerung mehr.
- Schreiben Sie den Text. Kurz, freundlich, mit allen Angaben aus der Liste oben und in der Sie-Form.
- Testen Sie selbst. Buchen Sie probehalber und prüfen Sie, wie die Erinnerung auf dem Handy aussieht und ob der Link funktioniert.
- Beobachten Sie die Wirkung. Achten Sie einige Wochen darauf, wie viele Gäste nach der Erinnerung absagen und wie viele ohne Absage fehlen, und passen Sie den Zeitpunkt danach an.
Welche Funktionen ein Buchungssystem für Ihre Anlage sonst mitbringen sollte, lesen Sie in den Ratgebern Buchungssystem für Bowlingcenter und Buchungssystem für Escape Rooms. Wie Bestätigungen und Erinnerungen in einem Buchungssystem zusammenspielen können, zeigt zum Beispiel Flexybox.
