Gute Personalplanung im Bowlingcenter beginnt bei den Buchungen. Wenn Sie wissen, wie viele Bahnen zu welcher Stunde gebucht sind und wie viele Gäste mit Essen kommen, wissen Sie auch, wie viele Mitarbeiter Sie am Tresen, in der Küche und an den Bahnen brauchen. Ihre Buchungsdaten zeigen Ihnen beides: die Muster der Vergangenheit und die Buchungslage der kommenden Tage.
Warum Bauchgefühl beim Dienstplan nicht reicht
In vielen Bowlingcentern entsteht der Dienstplan aus Erfahrung: Freitag- und Samstagabend wird voll besetzt, unter der Woche reicht ein kleines Team. Das stimmt oft, aber nicht immer. Ein Firmenevent am Dienstag, eine Schulklasse am Vormittag oder ein ruhiger Samstag im Sommer passen nicht in dieses Raster.
Die Folgen kennen Sie wahrscheinlich:
- Zu wenig Personal. Gäste warten am Tresen, die Küche kommt nicht hinterher, und Ihr Team ist am Ende der Schicht erschöpft.
- Zu viel Personal. Mitarbeiter stehen an einem ruhigen Abend herum, und die Personalkosten passen nicht zum Umsatz.
- Kurzfristige Notlösungen. Wer bei einer großen Gruppe spontan einspringen soll, wird am selben Tag angerufen.
Buchungsdaten machen aus dem Bauchgefühl eine Planung, die Sie begründen und überprüfen können.
Welche Buchungsdaten für die Personalplanung im Bowlingcenter zählen
Nicht jede Zahl im Buchungssystem ist für den Dienstplan wichtig. Diese vier helfen am meisten.
Gebuchte Bahnen je Stunde
Die Auslastung der Bahnen über den Tag ist die Grundlage. Sie zeigt, wann die Stoßzeiten beginnen und enden, und damit, wann Sie am Tresen und an den Bahnen mehr Hände brauchen.
Zahl der Gäste und Gruppengröße
Zehn Bahnen mit je zwei Gästen fordern Ihr Team anders als zehn Bahnen mit einer Firmengruppe von sechzig Personen. Große Gruppen brauchen eine Begrüßung, eine Einweisung und oft mehr Leihschuhe auf einmal.
Speisen, Getränke und Pakete
Wenn Gäste Essen und Getränke schon bei der Buchung wählen, weiß Ihre Küche vorher, was sie erwartet. Wie das funktioniert, lesen Sie im Artikel Speisen und Getränke bei der Bowling-Buchung mitverkaufen.
Absagen und No-Shows
Wie viele Buchungen an bestimmten Tagen ausfallen, beeinflusst, wie knapp Sie planen können. Wenn Sie No-Shows senken, wird auch der Dienstplan verlässlicher.
So leiten Sie den Personalbedarf aus Buchungen ab
1. Muster aus der Vergangenheit erkennen
Werten Sie die Buchungen der vergangenen Monate nach Wochentag und Uhrzeit aus. Vergleichen Sie auch mit dem Vorjahr: Ferien, Feiertage, das Wetter und die Weihnachtsfeiersaison zeigen sich oft Jahr für Jahr ähnlich. So entsteht ein Grundplan, der für eine typische Woche passt.
2. Eine einfache Faustregel festlegen
Legen Sie für Ihr Center fest, wie viele Mitarbeiter Sie je Bereich bei welcher Auslastung brauchen, zum Beispiel ab wie vielen belegten Bahnen eine zweite Person an den Tresen kommt. Diese Werte hängen von Ihrem Center, Ihrer Gastronomie und Ihrem Team ab. Schreiben Sie sie auf, damit jeder, der den Dienstplan erstellt, nach denselben Regeln plant.
3. Die aktuelle Buchungslage einbeziehen
Prüfen Sie vor jeder Woche, wie viele Bahnen, Gruppen und Pakete bereits gebucht sind. Weicht die Buchungslage deutlich vom Grundplan ab, passen Sie die Schichtplanung nach Auslastung an: mehr Personal für den Tag mit dem großen Firmenevent, weniger für den ruhigen Abend.
4. Kurzfristig nachsteuern
Auch der beste Plan ändert sich. Behalten Sie Buchungen der letzten Tage im Blick und vereinbaren Sie mit Ihrem Team, wie Sie kurzfristig reagieren, etwa mit Rufbereitschaft oder flexiblen Schichtenden. Welche arbeitsrechtlichen Vorgaben dafür gelten, klären Sie mit Ihrer Beratung.
Stoßzeiten vorhersagen und besser verteilen
Buchungsdaten helfen nicht nur dabei, auf Stoßzeiten zu reagieren. Sie können die Last auch verteilen. Wenn Sie sehen, dass sich Buchungen am Samstag zwischen 19 und 21 Uhr ballen, während der Nachmittag ruhig bleibt, können Sie mit Preisen und Angeboten gegensteuern. Wie das geht, lesen Sie im Artikel Dynamische und saisonale Preisgestaltung für Bowlingbahnen.
Auch Gruppenbuchungen lassen sich planen. Wenn Sie für Feiern und Firmenevents feste Startzeiten anbieten, kommen große Gruppen nicht gleichzeitig an, und Ihr Team kann eine nach der anderen begrüßen.
Was ein Buchungssystem dafür mitbringen sollte
Damit Sie Ihre Buchungsdaten für den Dienstplan nutzen können, sollte Ihr System:
- die Auslastung je Stunde und Bahn übersichtlich zeigen, für die kommenden Tage und rückblickend,
- Gästezahl, Gruppen und Pakete in derselben Übersicht erfassen,
- Speisen und Getränke aus den Buchungen für die Küche zusammenfassen,
- Auswertungen nach Wochentag, Uhrzeit und Zeitraum erlauben, damit Sie Vorjahre vergleichen können,
- sich exportieren lassen, falls Sie den Dienstplan in einem anderen Programm erstellen.
Wenn Sie Ihre Bahnen noch in einer Tabelle oder auf Papier verwalten, fehlen Ihnen diese Daten meist, oder Sie müssen sie mühsam von Hand zusammentragen.
Fazit: Planen Sie nach Buchungen, nicht nach Gefühl
Ihre Buchungen sind die beste Vorhersage dafür, wie viel in Ihrem Bowlingcenter los sein wird. Wer sie für die Personalplanung nutzt, setzt sein Team dort ein, wo die Gäste sind, hält die Personalkosten im Rahmen und muss seltener kurzfristig improvisieren.
Welche Funktionen ein Buchungssystem insgesamt mitbringen sollte, lesen Sie auf der Seite Buchungssystem für Bowlingcenter. Wie Auslastung und Buchungsübersicht in einem System zusammenkommen, zeigt zum Beispiel Flexybox.
