Eine Warteliste im Buchungssystem sorgt dafür, dass eine abgesagte Bowlingbahn nicht leer bleibt. Gäste, die für eine ausgebuchte Zeit keinen Platz mehr bekommen, tragen sich ein. Sagt jemand ab, benachrichtigt das System die Wartenden automatisch, und die Bahn ist oft wieder vergeben, bevor Ihr Team überhaupt davon erfährt.
Warum abgesagte Bahnen ohne Warteliste oft leer bleiben
Am Freitagabend ist Ihr Bowlingcenter ausgebucht. Am Telefon und online fragen weitere Gäste nach einer Bahn, und Sie müssen absagen. Am Nachmittag storniert dann eine Gruppe ihre Reservierung für 20 Uhr. Die Bahn ist frei, aber die Gäste, die vorher gefragt haben, wissen davon nichts.
Ohne Warteliste hängt die Neuvergabe am Zufall: Ein Gast schaut zufällig noch einmal auf Ihre Website, oder jemand aus Ihrem Team erinnert sich an einen Anrufer und ruft zurück, wenn gerade Zeit dafür ist. An einem vollen Abend ist diese Zeit selten da.
Wie Sie verhindern, dass Gäste gar nicht erst erscheinen, lesen Sie im Artikel So reduzieren Sie No-Shows in Ihrem Bowlingcenter. Dieser Artikel setzt einen Schritt später an: bei der Bahn, die durch eine rechtzeitige Absage frei geworden ist und neu vergeben werden soll.
So funktioniert eine Warteliste im Buchungssystem
Eine digitale Warteliste läuft in drei Schritten, und keiner davon braucht Ihr Team.
1. Der Gast trägt sich ein
Ist eine Zeit ausgebucht, zeigt die Online-Buchung statt einer Fehlermeldung die Möglichkeit, sich auf die Warteliste zu setzen. Der Gast gibt an, an welchem Tag, ab welcher Uhrzeit und für wie viele Personen er eine Bahn sucht, dazu seine E-Mail-Adresse oder Handynummer. Manche Gäste sind flexibel und nennen ein Zeitfenster statt einer festen Uhrzeit. Das erhöht die Chance, dass etwas Passendes frei wird.
2. Eine Absage löst die Benachrichtigung aus
Storniert ein Gast über den Link in seiner Bestätigung oder sagt er am Telefon ab, gibt das Buchungssystem die Bahn frei. Gleichzeitig prüft es, wer auf der Warteliste zu Tag, Uhrzeit und Gruppengröße passt, und verschickt automatisch eine E-Mail oder SMS mit einem Link zur Buchung.
3. Der Gast bestätigt und bucht
Über den Link bucht der Gast die frei gewordene Bahn wie jede andere Reservierung, bei Bedarf mit Anzahlung. Er bekommt eine normale Buchungsbestätigung, und Ihr Belegungsplan ist wieder vollständig.
Reihenfolge oder alle auf einmal benachrichtigen?
Die wichtigste Einstellung einer Warteliste ist, wer zuerst erfährt, dass eine Bahn frei ist. Es gibt zwei Wege.
- Nach Reihenfolge. Der Erste auf der Liste bekommt die Nachricht und eine Frist zum Bestätigen. Reagiert er nicht, geht das Angebot an den Nächsten. Das ist fair und für Gäste nachvollziehbar, dauert aber, wenn mehrere Gäste nicht reagieren.
- Alle gleichzeitig. Alle passenden Wartenden werden auf einmal informiert, und wer zuerst bucht, bekommt die Bahn. Das füllt die Bahn schnell, kann aber Gäste enttäuschen, die den Link zwei Minuten zu spät öffnen.
Sinnvoll ist oft eine Mischung: Wird eine Bahn Tage im Voraus frei, benachrichtigen Sie nach Reihenfolge. Wird sie erst am selben Tag frei, informieren Sie alle auf einmal, weil dann jede Minute zählt. Sagen Sie Ihren Gästen beim Eintragen, welche Regel gilt, damit sich niemand übergangen fühlt.
Die Frist zum Bestätigen richtig wählen
Benachrichtigen Sie nach Reihenfolge, braucht jeder Gast eine Frist, innerhalb der er die Bahn annehmen kann. Solange die Frist läuft, hält das System die Bahn für ihn zurück.
Ist die Frist zu lang, verlieren Sie Zeit, falls der Gast nicht reagiert. Ist sie zu kurz, verpassen Gäste das Angebot, nur weil sie gerade arbeiten oder Auto fahren. Richten Sie die Frist deshalb nach dem Abstand zum Termin: Bei einer Bahn, die erst in einigen Tagen gespielt wird, darf sie großzügig sein. Am selben Tag sollte sie kurz sein. Nennen Sie die Frist in der Nachricht, zum Beispiel „Ihre Bahn ist bis 15 Uhr für Sie reserviert“.
Die Warteliste am Abend: Walk-ins ohne Gedränge
Eine Warteliste hilft nicht nur bei Online-Buchungen Tage im Voraus. Auch am Abend selbst kommen Gäste ohne Reservierung, wenn alle Bahnen belegt sind. Statt sie wegzuschicken oder am Tresen warten zu lassen, nehmen Sie sie mit Namen, Gruppengröße und Handynummer auf die Warteliste.
Sobald eine Bahn frei wird, weil eine Gruppe früher geht oder eine Reservierung nicht erscheint, bekommt der nächste Gast eine SMS. Bis dahin kann er an der Bar etwas trinken, statt im Eingang zu stehen. Ihr Team sieht im Buchungssystem, wer wartet und in welcher Reihenfolge, und muss sich keine Zettel merken.
Gleichzeitig fließen diese Gäste in Ihre Buchungsdaten ein. Wie Sie solche Daten für den Dienstplan nutzen, lesen Sie im Artikel Personalplanung im Bowlingcenter.
Was Ihr Buchungssystem für eine Warteliste können sollte
Eine Warteliste funktioniert nur, wenn sie automatisch läuft. Achten Sie bei Ihrem Buchungssystem auf diese Punkte:
- Eintragen direkt in der Online-Buchung, sobald eine Zeit ausgebucht ist, mit Tag, Zeitfenster und Gruppengröße.
- Automatische Benachrichtigung per E-Mail und SMS, ausgelöst durch jede Stornierung, auch durch eine, die Ihr Team von Hand einträgt.
- Abgleich mit der Gruppengröße, damit ein Gast mit zwölf Personen kein Angebot für eine einzelne Bahn bekommt.
- Einstellbare Regeln: Reihenfolge oder alle gleichzeitig, und eine Frist zum Bestätigen, die sich nach dem Abstand zum Termin richtet.
- Buchung über einen Link, mit Anzahlung und Bestätigung wie bei jeder anderen Reservierung.
- Eine Warteliste für Walk-ins am Tresen, mit Nachricht aufs Handy, sobald eine Bahn frei ist.
- Eine Übersicht für Ihr Team, wer wartet und wem gerade ein Angebot vorliegt.
Wichtig ist auch, dass Gäste leicht absagen können. Erst eine rechtzeitige Absage gibt der Warteliste etwas zu tun. Ein Link zum Stornieren in jeder Bestätigung und Erinnerung ist deshalb die Grundlage.
Fazit: Jede Absage ist eine zweite Chance
Absagen lassen sich nie ganz vermeiden. Mit einer Warteliste im Buchungssystem wird aus einer Absage aber keine leere Bahn, sondern eine Buchung für einen Gast, der ohnehin kommen wollte. Das System übernimmt die Benachrichtigung, Sie legen nur die Regeln fest: wer zuerst gefragt wird und wie lange er Zeit hat.
Welche Funktionen ein Buchungssystem insgesamt mitbringen sollte, lesen Sie auf der Seite Buchungssystem für Bowlingcenter. Wie Online-Buchung, Stornierung und Benachrichtigungen in einem System zusammenspielen können, zeigt zum Beispiel Flexybox.
