Excel kostet keine Lizenzgebühr extra, aber die manuelle Verwaltung Ihrer Bahnen kostet Arbeitszeit, führt zu Doppelbuchungen und lässt Umsatz liegen, wenn Gäste nicht erscheinen. Ein Buchungssystem hat laufende Kosten, nimmt Ihrem Team diese Arbeit aber großenteils ab. Ob sich der Wechsel lohnt, hängt davon ab, wie viele Stunden Ihr Team heute mit Telefon, Tabelle und Nachkontrolle verbringt.
Ist Excel wirklich kostenlos?
Viele Betreiber gehen davon aus, dass ihre aktuelle Methode ausreicht und günstig ist. Excel ist ohnehin auf dem Rechner und schnell eingerichtet. Übersehen wird dabei oft, was die manuelle Verwaltung an Zeit und Umsatz kostet.
Die versteckten Kosten der manuellen Verwaltung
Arbeitszeit. Reservierungen am Telefon annehmen, in die Tabelle eintragen, Änderungen nachpflegen und auf Doppelbuchungen kontrollieren: Das summiert sich. Jeder Anruf für eine Samstagsreservierung bindet jemanden am Tresen, der in dieser Zeit Schuhe ausgeben oder Getränke verkaufen könnte.
Fehler. Ein einziger Eingabefehler kann zu einer Doppelbuchung führen. Das verärgert Gäste und kostet Umsatz, wenn sie sich für ein anderes Center entscheiden. Weil eine Excel-Tabelle nicht automatisch mit Telefon, E-Mail und Tresen abgeglichen wird, gehen Änderungen leicht verloren, etwa wenn zwei Kollegen mit unterschiedlichen Versionen der Datei arbeiten.
Fehlende Automatisierung. Excel verschickt keine Bestätigungen und keine Erinnerungen und nimmt keine Zahlungen an. Gäste erwarten heute, dass sie eine Bahn auch abends nach Feierabend reservieren und sofort eine Bestätigung bekommen. Mit Excel geht das nicht.
So rechnen Sie Ihre Excel-Kosten selbst nach
Notieren Sie eine typische Woche lang:
- Wie viele Minuten verbringt Ihr Team mit telefonischen Reservierungen, dem Pflegen der Tabelle und dem Nachkontrollieren?
- Rechnen Sie die Minuten in Stunden um und multiplizieren Sie sie mit Ihrem Stundenlohn inklusive Nebenkosten.
- Zählen Sie, wie viele Bahnstunden durch Doppelbuchungen, Fehler oder No-Shows leer blieben, und multiplizieren Sie sie mit Ihrem Bahnpreis.
- Addieren Sie beide Beträge und rechnen Sie sie auf einen Monat hoch.
Diese Summe vergleichen Sie mit den monatlichen Kosten eines Buchungssystems, einschließlich Einrichtung und Transaktionsgebühren. So sehen Sie, ab wann sich der Wechsel für Ihr Center rechnet.
Was ein Buchungssystem stattdessen leistet
Weniger Arbeitszeit. Gäste buchen selbst online, und jede Reservierung steht sofort im Plan. Ihr Team muss nichts abtippen und hat mehr Zeit für die Gäste vor Ort.
Keine Doppelbuchungen. Ein Buchungssystem vergibt jede Bahn pro Zeitfenster nur einmal. Doppelbuchungen, die Sie später mühsam absagen müssten, entstehen so gar nicht erst.
Automatische Nachrichten. Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail oder SMS gehen von selbst raus. Das verbessert das Erlebnis Ihrer Gäste und kann auch die Zahl der No-Shows reduzieren.
Wann sich der Wechsel lohnt
Auch wenn ein Buchungssystem zunächst Geld kostet, kann es sich über eingesparte Arbeitszeit und vermiedene Ausfälle bezahlt machen. Mit der Rechnung oben sehen Sie, ab wann das in Ihrem Center der Fall ist.
Wenn Ihr Team regelmäßig Doppelbuchungen ausbügelt, abends Anrufe verpasst oder nicht weiß, welche Bahnen nächste Woche frei sind, kostet Excel Sie mehr, als es spart. Welche weiteren Fehler ohne Buchungssystem typisch sind, lesen Sie im Artikel 7 typische Fehler bei der Verwaltung von Bowlingbahnen ohne Buchungssystem.
Wie der Umstieg von Excel konkret aussieht, lesen Sie auf der Seite Buchungssystem für Bowlingcenter. Ein Beispiel für ein System, das speziell für Bowlingcenter entwickelt wurde, ist Flexybox.
